Bedre omdømme og mer trivsel

- Arendal kommune, du snakker med Ragnhill Tysseland på avdeling for regnskap og gebyr.

- Ja, hei. Dette er Anne Hansen. Jeg har kjøpt meg hus.

- Ja, det var gårdsnummer 14. bruksnummer 1. Det ble tinglyst i går ja.

- Hva? Vet du det allerede?

- Ja, dette kan jeg se med en gang det har skjedd.

Det som så skjer i denne samtalen, er at det blir helt stilt i andre enden kan Ragnhill Tysseland fortelle.  Hun og kollega Renate Nyhagen,  gebyransvarlig fra Grimstad kommune, snakker om hvordan hverdagen har endret seg for mange ansatte i Arendal, Grimstad og Froland. Årsaken er utviklingen av og overgangen til programvaren Gemini Arena fra Powel.

-        Når vi med en gang kan gå inn i til en hver tid oppdaterte lister, så ligger vi i forkant.  Med to tastetrykk får den som ringer svar med en gang. Det river på en måte ned den kommunale tankegangen, forteller Renate. De er så vant til å måtte vente uker og måneder, så enkelte  blir nesten litt skuffa når de ikke får kjefte eller uffe og akke over kommunal sendrektighet, sier hun.

Fagområde gebyr
Ragnhill Tysseland og Renate Nyhagen har gebyr som sitt fagområde. De har ansvar for sin del av de ca 100.000 fakturaene som årlig sendes fra de tre samarbeidskommunene i Aust-Agder.  Til sammen sendes det ut regninger for 500 millioner kroner hvert år. Og disse fakturaene skal selvfølgelig være uten feil og oppdatert i forhold til det som har skjedd siden sist.

Tidligere var det ikke uvanlig at kommunene lå opptil flere måneder på etterskudd med sine lister. I dag er de gjennom Gemini Arena – direkte knyttet opp mot folkeregisteret, Brønnøysundsregisteret og matrikkelen der opplysninger i tilknytning gård og grunn er lagret.

Navet i teknisk sektor
I tillegg registreres alt som skjer av teknisk art i en kommune. Dette foregår i programmer laget for dette:

• Gemini Feie/tilsyn for oppfølging av samme
• Gemini Renovasjon med kontroll av renovasjonsbeholder, tømming av disse samt avvikshåndtering (ikke satt fram dunk, ikke brøytet osv)
• Gemini Vannmåler som holder oversikt over alle vannmålere, avlesninger og behov for uskifting
• Gemini Slam for oppfølging av tømming av slamanlegg i spredt bebyggelse, dvs de som ikke er knyttet til offentlig avløpsnett
• Gemini Sanitær for oppfølging av søknader og pålegg for tiltak på det offentlige vann og avløpsnettet

Gjennom Gemini Hendelse fanger Ragnhill og Renate opp informasjonsflyt mellom systemene og får varsel når endringer oppstår. Dermed kan de til enhver tid ha oversikt. Når så Ola jensen spør, kan de fortelle at siste feieren var innom hos ham, måtte han dra med uforrettet sak, fordi det ikke var lagt ut nøkkel.

-        Vi er i stand til enkelt å gå inn og korrigere og oppdatere opplysninger. Det fører til at vi på en helt annen måte en før kan gi gode svar når noen spør. Vi er rett og slett blitt mer profesjonelle. Det er godt for oss, det er godt for brukerne og det er helt klart godt for kommunenes omdømme, sier de to.

Bedre rekruttering
- Hvordan kan du vite dette da?

 -  Vi møter stadig folk som blir litt satt ut av at vi har så oppdaterte og korrekte opplysninger. Når vi kan tilby kvalitet og effektivitet blir det også mer attraktivt å jobbe hos oss, forteller Renate Nyhagen fra Grimstad. Også innad i kommunen har flere og flere fått øynene opp for at det er gebyr-avdelingen som er krumtappen i den kommunale organisasjonen. Jeg har opplevd at både VA-ingeniører og byggingeniører har søkt seg til denne avdelingen og uten Gemini Arena, hadde ikke det skjedd, sier hun.

Korrekte fakturaer
Endelig var vi der vi var før er overskriften på et leserinnlegg i Agderposten. Forfatteren  uttrykker sin glede over at nå er fakturaen fra kommunen slik at det igjen går an å forstå hva han skal betale for.

-        Når innbyggerne får faktura fra oss, får de også en god oversikt over hva de betaler for. Da håper vi at mottakeren sjekker denne fakturaen like godt som de sjekker telefonrekninga si, eller regninga fra forsikringsselskapet, sier Tysseland.  

Et levende arkiv
Det nye systemet forbinder fag, drift og gebyr på en god måte.  Det er bygd opp rundt begrepene, kunde, hendelse og gebyr.  Altså korrekte opplysninger om innbyggerne i kommunen, over hva som skjer av kommunal drift i teknisk sektor og det innbyggerne skal betale for disse tjenestene. – Når vi har oversikt over kartverk, drift og hendelser ved hjelp av et par tastetrykk, så kan vi yte bedre service når noen spør, sier Nyhagen. 

Bjelleku
Powel har vært på det kommunaltekniske området i mer enn 25 år og har mer enn 250 kommuner som kunder, men har manglet kunde- og gebyrløsninger før de startet dette utviklingsarbeidet sammen med de tre Agder-kommunene.  Nå opplever både Powel og kommunene at interessen er stor for dette nybrottsarbeidet som er gjort. – Nå skal vi først og fremst konsentrere oss om å yte best mulig service og informasjon til kommunens innbyggere. Vi har nemlig planer om enda mer nybrottsarbeid framover, forteller Renate Nyhagen og Ragnhill Tysseland.  – Så hvis andre kommuner er interessert i dette, får de kontakte Powel, avslutter de to.